第一章　总　则

第一条 为进一步规范广东省（不含深圳市，下同）各市、区保险行业协会（以下统一简称：地市协会）档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、中国保监会《关于加强保险业社团组织建设的指导意见》（保监发〔2007〕118号）及《广东保监局关于印发〈关于加强保险行业协会建设的指导意见〉的通知》（粤保监发〔2013〕148号）要求，结合地市协会实际情况，广东省保险行业协会（以下简称：省保协）特制定本制度。 

第二条 本制度所指的档案是指地市协会日常组织管理活动中形成的具有查考价值的，以文字、图表、声像和设备材料等形式为载体的历史资料。

第三条 档案管理工作是地市协会组织管理工作的重要组成部分，地市协会应重视档案管理工作，规范管理，确保档案的完整与安全。

第二章 档案的收集、归档

第四条 地市协会应将已办理完毕的、具有保存价值的历史资料整理妥当后，做好归档。地市协会秘书处负责档案管理工作的部门在接收档案时，应检查档案材料是否齐全完整、整理是否规范。

第五条 地市协会需归档的资料主要包括文书档案、声像档案、财务档案和设备档案等。

第六条 地市协会应根据国家档案局及有关部门规定，编制档案保管期限。文书档案、声像档案和设备档案的保管期限分永久、长期（16－50年）和短期（15年以下）三种；财务档案按《会计档案管理办法》将保管期限分为永久、定期两类，其中定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。

第七条 文书档案

（一）归档范围和保管期限

1.地市协会申请成立登记、变更登记、备案、注销登记的材料。（永久）

2.各级登记管理机关和上级单位对地市协会进行年度检查、行政执法等形成的材料。（永久）

3.地市协会各项内部规章制度。（永久）

4.地市协会会员大会、理事会、会长办公会、专业委员会会议等重要会议的材料，包括会议通知、日程、讲话、报告、总结、会议记录、会议纪要和奖励名单等材料。（永久）

5.一般专业性会议的相关材料。（长期）

6.地市协会的通知、函、请示、批复、通报等各类公文。（重要的则永久保管，一般事务性的则长期保管）

7.上级单位召开的会议材料。（重要、有查考意义的则永久保管，一般事务性的则短期保管）

8.上级单位下发的文件材料。（重要的则永久保管，一般事务性的则短期保管）

9.地市协会的工作总结、报告和计划。（年度的、重要专题的则永久保管；半年的、季度的、一般专题的则短期保管）

10.地市协会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。（永久）

11.地市协会职工的劳动关系、工资福利、奖励处分、职务任免等人事管理材料。（永久）

（二）移交手续

地市协会的文书档案材料由该协会综合部统一保管。每年三月底前收集上年度档案，六月底前整理归档完毕。

第八条 声像档案

（一）归档范围

地市协会的声像档案主要包括反映地市协会重要活动的照片、录音、录像、剪报等。

（二）保管期限

永久保管。

（三）移交手续

地市协会声像档案材料在完成制作后一个月内完成归档，由综合部统一保管。

第九条 财务档案

（一）归档范围和保管期限

1.各种原始凭证和记账凭证；各种完税凭证和缴、退库凭证；会计拨款凭证及其他会计凭证；日记账，总账；明细分类、分户或登记簿；会计移交清册。（十五年）

2.税收日记账(总账)和税收票证分类出纳帐；现金出纳账、银行存款账；会计档案保管清册，会计档案销毁清册。（二十五年）

3.年度财务预、决算报告，财务审计报告。（永久）

（二）移交手续

地市协会财务档案在会计年度终了后，可暂由财务岗位人员保管一年，期满后由财务岗位人员编制移交清册，移交综合部统一保管。

第十条 设备档案

（一）归档范围

地市协会的设备档案主要包括汽车、电脑、空调、大型通讯设备等固定资产附带的随机材料，如说明书、光盘、合格证、保修卡等。

（二）保管期限

长期保管。

（三）移交手续

地市协会设备档案材料应随时归档，由综合部统一保管。

第十一条 其他需要归档的材料

地市协会其他需要归档的材料根据其重要程度规定保管期限，应在每年第一季度完成归档，由综合部统一保管。

第十二条 归档的档案载体与书写材料应符合耐久性要求和有关技术标准。严禁使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔、圆珠笔、水性笔等不耐久书写材料。

第十三条 已产生电子文件的应实行纸质文件、电子文件双套制保存。归档的电子文件应同时储存描述生成电子文件的职能活动、作用、办理过程、办理结果、形成环境等辅助信息，并转换成标准格式后以光盘形式储存。电脑内存档案要注意防病毒，防止档案资料丢失，应做好必要的备份。

第三章 档案的整理

第十四条 地市协会档案应按文书档案、声像档案、财务档案和设备档案等不同档案内容分类整理成相对独立的保管单位。

第十五条 对新入库的地市协会档案应正确划分保管期限。

第十六条 地市协会档案跨年度按登记证号顺序排列、编号，盒内文件材料按件依形成的时间顺序排列、编号。每件内文件材料按正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；结论性文件在前，论证性文件在后；汇总性文件在前，基础性文件在后的顺序排列，并按件装订。 

按件装订好的档案装入盒内，并填写盒封面和盒脊，盒内放置盒内目录和备考表。 

第十七条 地市协会档案盒内档案可依归档范围所列各类文件材料排列顺序编制件内目录，件内目录包括序号、文件题名、日期、页号、备注等项目。

第十八条 地市协会档案的编目

（一）协会档案应建立目录。

（二）协会档案盒内文件材料应逐件编件号。

（三）协会档案盒内以件为单位编件内文件页（张）号，件内有图文的页面逐页在文件正面的右上角、反面的左上角以两位阿拉伯数字编写。

（四）每件按文件材料排列顺序和内容填写件内目录。

第四章  档案的利用

第十九条 查、借、阅档案，应如实按要求填写《档案借阅登记表》。查阅时严禁对档案勾划、涂改、标记号、折叠、抽取、撕毁、污损、撤换、添加内容等，不得转借，须专人专用。

第二十条 档案借阅的最长期限为两周。对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应撰写书面报告，报协会行政负责人处理。

第五章　档案的销毁

第二十一条 销毁的档案需严格掌握，销毁前要编制清册，提出销毁报告，经档案主管领导审批。销毁的档案要严格执行保密规定。

第二十二条 档案销毁清册要永久保存。

第二十三条 地市协会注销登记后，地市协会应向当地综合档案馆移交注销协会的档案。

第六章　附　则

第二十四条 本制度由省保协秘书处负责修订和解释。

第二十五条 本制度自发布之日起实施。